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黄山区人大常委会办公室文书档案归档管理制度

来源：管理员　2007-5-31 阅读次数: 评论：【查看评论】

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为了建立统一的文书档案归档制度，方便文书材料查找利用。根据国家档案局有关文件精神，结合区人大常委会机关的实际情况，特制定以下制度。
一、文书档案保管期限的规定
1、文书档案的保管期限为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。根据工作需要，对短期保存的档案可适当地确定具体年限。
2、确定档案保管期限的原则：
①凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括两部分：一是本机关在工作中形成的重要文件。如决议、决定、各种会议的重要文件、工作计划、总结、重要请示、报告、批复、机构演变、人事任免、公告、党组会议记录、主任会议记录、决定、办公室主任会议记录、人代会主要会议材料、换届选举工作主要材料、人事关系介绍信、干部职工奖励、处分的决定通知等文件材料。
②凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料、部分有保留价值的人代会材料、视察评议材料列为长期保管。
③凡是在较短的时间内，对本机关有查考、利用价值的文件材料，列为短期保管。
3、对已到期的档案，需要销毁的，按规定手续造册并经办公室领导审查后予以销。
二、关于不归档文书材料的规定
1、不归档文书材料的范围：
①本机关的重份文件；
②无查考利用价值的事务性、临时性文件；
③未经签发的文件草稿，一般性文件定稿前的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿；
④无特殊保存价值的信封、一般表态、询问一般性问题，提出一般性建议、意见的人民来信；
⑤机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
⑥为参考目的从各方面收集的文件材料；
⑦参加外机关会议带回来的文件材料；
⑧对外机关送来的已失去参考价值的抄报材料。
2、对不归档的文书材料的处理办法：销毁不归档的文书材料，对密级较高的文件应按有关保密规定造册，经主管领导审批后方可处理，一般文书材料应集中统一销毁。
三、有关阅卷归档的要求和其它规定
1、区人代会，区人大常委会，区人大常委会党组，区人大常委会主任会议及区人大常委会办公室的文件材料，由办公室负责归档，各工作委员会需要归档的文件材料，由各工作委员会在每年三月底以前将上年度的，属归档范围的文件材料负责收集齐全，交办公室整理归档；
2、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、二份印件与定稿（重要文件材料、报告的多次修改稿要与正稿同时保存），请示与批复、转发文件与原件、多种文件形成同一文件，分别放在一起。
3、组卷时，文件材料应收集齐全、完整、注意文件材料的自然形成规律和历史联系。
4、卷内文件材料排列有序，科学、系统、对已形成的园珠笔、钢笔和复写纸拟写的文件要复制后才能归档。
四、关于调阅档案资料的规定
1、查阅档案、资料原则上在档案进行，如因特殊情况需要借出档案室，要严格履行登记借阅手续，借阅时间一般不超过一周，如因工作关系需要延长借阅时间的，应办理续借手续。
2、借阅的档案、资料应在办公室阅看，并妥善保管，注意保密，不得私自外借或带回宿舍，防止丢失或造成泄密事故。
3、外单位需要利用本机关的档案、资料（秘件除外），必须持单位介绍信，经办公室负责人批准并办理登记手续后在档案室查阅或摘抄，不得借走。
4、在查阅档案、资料时，应保持案卷的整齐、清洁，不得损坏卷内文件，不得用笔勾划，不得涂改，不得将有关张页撕下，归还时要当面检查、清点；
5、借出的档案、资料，如到期未归还的，应进行检查。如发现下落不明的，应及时认真地查找，并向领导报告，严格杜绝档案、资料的丢失，若有丢失，按有关法律、法规和纪律处理。

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