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黄山区人大常委会办公室文书处理暂行办法

来源：管理员　2007-5-31 阅读次数: 评论：【查看评论】

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为了做好文书处理工作，提高公文质量和工作效率，根据人大常委会的性质、任务和工作特点，并参照有关规定，制定本暂行办法。
一、文件种类：
区人大常委会机关的文件主要有：
1、区人大常委会文件；
2、区人大常委会党组文件；
3、区人大常委会办公室文件；
4、区人大常委会《会报》；
5、工作计划、方案、总结、报告及调研材料等；
6、区人大常委会在电视、广播、报刊等媒体公布、发表的文书或在有关会议上使用的材料。
二、公文种类
区人大常委会机关的公文种类主要有：
1、决议；2、决定；3、公告；4、通知；5通报；6、请示；7、报告；8、批复；9、函；10、会议纪要；11、审议意见；12、简报。
三、文体格式
本会各类正式文件一般由文头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文（附件）机关印章、发文日期、抄送单位、主题词、版记秘密等级及期限等部分组成。
1、文头由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，文头用红色印。
2、文件字号应包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。如：黄人常字（XXX）XX号；黄人党字（XXXX）XX号；黄人办（XXX）XX号；《会报》按总号、年期顺序号编记。
3、文件的标题应当准确、简要地概括文件的主要内容，一般应标明发文机关事由和公文种类。会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注某年某月某日会议通过；领导的重要讲话文件，应标明在某次会议讲话时间。
4、文件应标明主送单位、抄送单位和印发单位。请示报告一般要一文一事，要标明签发人。
5、文件有附件，应在正文之后，落款之前，注明附件的名称和件数。
6、文件的落款，机关名称一律用“黄山市黄山区”单位的全称或规范简称。文件成文日期，经过会议通过的，用会议通过的日期，未经会议通过的，用最后签准发文人的签署日期。
7、文件印章用红色印油；铅印文件一般不需要印章，必要时可将印章红印刷；印章在恰当位置，骑年盖月。
8、草拟和签、批发文件，应使用蓝黑墨水和碳素墨水，油印、铅印文件应一律用黑色油墨，从左至右横写、横排，左边要留出装订位置。
9、文件一般用十六开型印刷纸。
四、制发程序
文件的制发程序一般包括拟稿、审核（会签）、签发、登记、送印、校对、盖章、装订、分发等。
1、拟稿
综合性文件一般由人大常委会办公室负责拟稿，专业性文件由有关工作委员会拟稿。草拟各种文件，要使用正式发文稿纸。
拟稿时应注意：①要附合国家宪法、法律和党的有关方针、政策，体现人大常委会的性质、任务和工作方法；②情况要确切，观点要明确，词语要准确，标点要正确，条理要清楚，层次要分明，书写要工整，篇幅要力求简短；③文件中的计量单位应采用法定计量单位，人名、地名、数字、引文要准确，时间要写年月日。④文件中的数字，凡是可以使用阿拉伯数字而且又得体的地方，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情况，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。⑤引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。⑥文件的表述要规范，不写不规范的字，在使用简称时，应先用全称并加以说明。⑦请求报告应有“拟定（于）、”“建议”、“认为”、“意见”等语气，需批示、批准或批转的要在正文结尾注明。⑧文稿拟定后，发文稿纸的第一页应写上文件标题、秘密等级、保密期限，缓急程度，发放范围（主送、抄送机关或个人）等，然后再送交审核。
2、审核
文稿的审核，原则上逐级进行，区人大常委会的文件、请示报告由办公室主任或副主任审核，其他文件一般由拟稿的部门负责人审核。
审核重点是：
①是否需要行文；②提法是否恰当；③提出的要求和措施是否明确具体，切实可行；④涉及其他部门的问题是否协商一致；⑤文件格式是否符合规定；⑥主送和抄送单位是否恰当、具体。
3、签发
根据文件性质和内容分别由有关领导审定签发，签发人要签署自己的意见、姓名和时间。
①区人大常委会的文件一般由常委会主任签发。
②区人大常委会党组文件，一般由党组书记或副书记签发。
③区人大常委会办公室文件，一般由办公室主任签发，重要的或涉及面广的，由常委会主任或副主任签发。
④传真电报应根据内容、性质，分别由有关领导审定签发。
⑤区人大常委会《会报》由常委会主任签发。
⑥发送新闻单位拟用的有关区人大常委会新闻消息和决议、决定及人事任免等，由办公室主任签发。
⑦上报的材料或供重要会议用的材料，由区人大常委会主任、副主任或办公室主任签发。
⑧各工作委员会职责范围内的工作需要以区人大常委会办公室名义发文的，由办公室主任签发。
4、编号
文件经签发后，凡需编号的，应归类分别由办公室统一登记、编号。
5、送印
区人大常委会文件、区人大常委会党组文件、各工作委员会文件、区人大常委会办公室文件和以区人大常委会名义发的文件、材料，由拟稿人送印。
6、校对
本会各类文件的校对，由拟稿人负责；如拟稿人不在，可由发文部门的领导安排他人校对，校对时，如发现原稿个别字句、标点和发送范围等方面明显有误，校对人可作适当更正，需作较大变动或调整的，须征得审核和签发人同意，并在文件上作相应更改。
7、分发
按照文件的种类、密级和缓急程度由收发室统一分发，若遇文件、材料数量多，时间紧，办公室其他人员协助分发。
五、文件处理
本机关各部门的文件处理程序一般为签收、登记、编号、拟办、送批、承办、传阅、催办等。
1、签收，凡发送我会的各种外来文件、材料，统一由收发室负责签收。
2、登记，按来文机关分类进行登记编号。
3、拟办，文件拟办由办公室主任承担。
4、送批，文件拟办后，及时送有关领导和部门批注和批示。
5、传阅，对需要传阅的文件，要按照领导的批注和批示迅速传阅。
6、承办，原则上按分工对口办理。负责承办的部门或个人，要认真负责地随到随办，不得推诿积压，务必做到件件有着落，事事有回音，因各种困难一时难以承办的，要向来文单位或批办领导说明情况，确实不属于本部门办理的，应及时将原件退回，以便另作处理，属于本部门办理的，要及时办理和答复。答复的方式可用文字、口头、电话等，用口头、电话方式答复的要有记录存查，办理完毕后，应在文件标签上注明办理结果。
6、催办，原则上由办公室秘书科负责。对于急件、重要件、需报结果的，应重点催办。属于各工作委员会承办的文件，由有关工作委员会催办，属信访方面的文件，由信访办催办。

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